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(二) 宾客到达前要做好如下环节的准备工作：
1.来宾的基本情况：单位、姓名、职务、性别、民族、人数、来访目的和要求、抵达时间、抵达方式、日程安排；
2.及时报告主管院领导，听取领导对接待工作的意见；
3.制定接待计划，向主管主任报批，重要客人要向院领导报批；
4.协调有关部门落实接待计划。
(三) 宾客到达后应做好以下服务工作：
1.接站；
2.根据客人具体情况安排住宿；
3.与来宾负责人商议活动日程安排，及时将结果报告负责接待的领导；
4.根据客人特点协调有关部门做好各项活动安排；
5.随时征求客人意见，及时调整活动安排。
(四) 宾客离去时应做好如下收尾工作：
1.征求来宾对接待工作的意见；
2.将订购的返程票交到来宾手中；
3.协助来宾结算住宿费等；
4.落实返程安排及送行车辆，送站；
5.通知来宾单位接站；
6.将接待工作中的有关文字材料整理归档。
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